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星遊会開催スケジュール



宮崎星遊会:6月14日
延岡星遊会:8月13日
関東星遊会:9月20日

詳しくは左メニューのイベント情報を参照して下さい。

議事録

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【企画・広報合同会議】

【広報部会】

【企画部会】


第0回 企画・広報合同会議

日時:平成20年2月8日(金)
   20時より23時まで
場所:西高会館

【出席者】:新名隆治・甲斐利志男・秦由夏・山田健弘・中島宏一郎・佐藤数政・
       稲見淳二・森 学・甲斐祐樹・柳生清美・柳田慶子・山崎達夫・小澤利穂
【助言者】:岩田先輩・峯田先輩・村田先輩


議   事
【広報活動ついて】
口座開設(実行委員長名義)
印刷会社の選定
広告・寄附活動を行なう為の印刷物(領収書・請求書・趣意書・名刺・広告申込書・チケット・ポスター)の作成
領収書は3枚複写(領収・入金伝票・控え)
広告活動に携わる同級生のリストアップ(昨年の広告活動部隊35名)
広告活動においての方法をマニュアル化し、広告活動を行なう者に説明する。
広告・寄附活動は、4月から行なう。
6月開催予定の宮崎星遊会に出席し、チケット販売及び広告掲載の依頼をする。
星遊会の宣伝媒体について(昨年は夕刊デイリー、enにも掲載)
広告掲載の依頼をする際は、昨年の記念誌のコピーを予め取っておき趣意書を見せ了解を得た上で、広告ロゴが昨年と同様で良いか確認する。
広告収入は、週に1回集金日を決めて、広報部から事務局又は実行委員長に渡す。

【記念誌について】
挨拶文は首藤市長・星遊会岸上会長・新名実行委員長に依頼する。
  •  恩師挨拶文については実行委員会で選定し依頼する。
記念誌ついては、7月に内容をまとめ発行(昨年の実績より)。

【ポスター・チケットについて】
前売りチケットの販売については、理事会役員にもお願いする。
前売りチケットは6月開催予定の宮崎星遊会でも販売する。
ポスターは、多く作る必要はないが、作成するのが望ましい。
【その他】
広告を集める際の苦情等については細心の注意を払い対応する。
広告のお礼については、その広告をとった者が責任を持って早めに対応する。
広報部だけで広告を集めるのは、無理があるので全員で協力する。

【企画部について】
企画部の本格的な始動は6月ぐらいからなので、その間は、広告活動及び広報活動を平行して行なう。
当日イベント(抽選会等)に使う商品は、現金払いなので、広告収入の目途がある程度立った時点で商品を買う。

【事務局について】
県外からの電話や広告内容等の連絡先は事務局が受ける。
歴代の恩師全員にハガキを送る。(転勤先などを調べる)
西高会館を使用する際の電気料は、ひまわりクラブと調整を行なう。
(会議を行なう際の電気使用時間の記載を明確にしておく)
   ・西高会館の鍵は基本的に事務局長の山田君が管理。(山田君が都合で会議に出席出来ない場合は、山田君のお店にとりに行く。)


議事録担当:小澤利穂
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第4回 広報部会

日時:平成20年1月29日(火曜日)19:00~
場所:中島邸
参加者:小田和博・一藤真美・佐藤数政・酒井泰輔・小澤利穂
事務局:山田健弘・白石美香
オブサーバー:中島宏一郎

議事:
【記念誌の内容について】
  • テーマに沿った内容にしたい。
  • オリンピックイヤーっぽくしてみては。
  • いままでの星遊会の様子の写真を載せてはどうか。
  • 文章が沢山あるより写真の方が見やすい。
  • オリンピックをからめた表紙デザインの検討
  • シンプル方向での表紙デザインの検討
  • デザイン関係に強い25回生をさがす

【広報の媒体について】
  • ポスターその他の方法を検討する。
  • 広告、記事にしてもらう等

【次回の会議について】
  • 企画・広報合同会議になる予定。
  • 西高会館で先輩方の話を聞く。


議事録担当:小澤
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第7回 企画部会

日時:2007年12月13日(木)21:00~
場所:中島邸                        
出席者:中島宏一郎・山崎達夫・森学・甲斐祐樹・安藤紀代・柳田慶子・工藤千穂美
【甲斐利志男・秦由夏・山田健弘・白石美香】

議事:
【新年会について】
  • 1月2日(水)19:00〜松乃寿司4階ビアホール/男性:3,500 女性:2,500
  • 会次第決定
  • 司会者決定
  • 抽選会について・・・景品はブログ・掲示板で募ってみる(送り先は中島スポーツ)
  • 二次会について・・・カルダン(男性:3,500 女性:3,000)
  • そのほかの役割分担・・・設営、受付、会計、抽選会準備、チラシ作成、カメラマン


議事録担当:工藤千穂美

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第6回 企画部会

日時:2007年11月29日(木)21:00~
場所:中島邸
出席者:中島宏一郎・山崎達夫・柳田慶子・工藤千穂美
   【新名隆治・甲斐利志男・秦由夏・白石美香】

議事:
【星遊会2008テーマについて】
  • 25回生新年会でメインテーマのプレゼンを行いたい。
  • 北京オリンピックにちなんだ(もじった)テーマの提案。
  • キャッチフレーズ(言葉遊び)に縛られず自由な発想を。
  • 「卒業してからも繋がりを持っていこう」といったような仲間意識を感じるテーマの提案。
  • web企画室の提案もあわせて検討する

討議の結果27回のテーマが決定いたしました。

【次回の企画部会について】
12月13日(木)21:00~
新年会の最終打ち合わせ


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第3回 広報部会

日時:平成19年12月10日(月)20:00~
場所:中島邸にて
参加者:小田和博・佐藤数政・一藤真美・柳生清美・小澤利穂
    【中島宏一郎・白石美香】

議事:
【記念誌について】
  • 例年通り記念誌を作る!
  • 記念誌を活用する工夫
  • 広告を見やすくする(業種別に載せるなど)

【記念誌内容】
あいさつ文・・・1人1ページ(市長、同窓会会長、実行委員長、恩師)
※恩師については来年検討
記事について・・・意見を出し合って検討

【来年の活動】  
1月より・・・先輩たちを招いての質疑応答をしたい。今後は場合に応じて企画部会との合同会議をする(記念品の内容などなど)

【記念品について】
意見を出し合って検討

【その他】
今後も続く星遊会活動についてご理解いただけるよう、広告力アップをめざす!


議事録担当:小澤利穂
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第5回 企画部会
日時;2007年11月9日(金)
   21:00~
場所;中島邸
出席者;中島宏一郎・山崎達夫・柳田慶子・工藤千穂美
    【甲斐利志男・山田健弘・白石美香】

1.はじめに
広報部より(実行委員会発足および名簿作成協力の案内)
9月28日 150通・・・案内を発送しました。
10月29日 22通・・・追加の案内を発送しました。

2.経過報告
ボーリング大会が行われました。
10月14日(日)19:00~ サンボウルにて。
ガチンコシェイプアップクラブ(GSC)
10月の活動報告をHPにアップしました。

3.議事
24回生からの引継ぎについて
連絡と注意事項の報告(復習)
  • 西高会館のカギ・星遊会会長印を受け取りました。
  • 実行委員会の口座をつくること。
西高同窓会館使用上の注意
  • 会議後の片付け等、気を付ける事。
  • 近隣の住民に迷惑にならない様、会館の外で会話はしない。
来年早々に、先輩方をお呼びして勉強会をしてはどうか。
新年会について 確認事項
 2008年1月2日(水) 19:00~
 『松乃寿し』 安賀多町1丁目  ℡ 0982-32-4659
 宿泊希望者・・・0人
 司会者
 記念写真(質問タイム)/ゲーム
 2次会(場所・会費)
次回 企画会議予定・・・11月29日(木) 
 21:00~ 中島邸にて/「星遊会2008テーマ」

                   議事録担当:工藤千穂美

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第4回 企画部会 議事録
10月11日(木)21:00~ 中島邸


出席者:中島宏一郎、山崎達夫、稲見淳二、甲斐祐樹、安藤紀代、工藤千穂美
〔新名隆治、甲斐利志男、山田健弘、白石美香、佐藤数政〕

第26回 星遊会2007 DVD鑑賞
オープニングのデモンストレーションは、「空手」・「ひょっとこ踊り」などがよいのでは。
25回生向けの記念DVDも作成したい。
会話を楽しみに来ている人もいるので、そういうことも考慮したほうがいい。

ボーリング大会最終打ち合わせ
景品
参加人数
女子、子どものハンデをどれくらいにするか。

次回予定は10月26日(金)でしたが、会議日を変更します。(後日連絡)

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第三回 企画部会 議事録
’07.09.28(金) 21:00~ 中島邸にて
出席者;中島宏一郎・松田知泰・柳田慶子・工藤千穂美
≪新名隆治・甲斐利志男・山田健弘・小田和博・黒木了二≫

議事
企画案について
  • ステージイベントではないが、当日の焼酎は純延岡産の芋焼酎を使ってみてはどうか。同級生が、芋作りから携わっており、ふるさとを感じてもらえる手段にもなる。
  • パンフレットに、校歌と西校体操のCD(DVD)を付録として付けてみては。
置忘れが減るとともに、記念になる。
  • 星遊会当日、全員で歌った校歌を録音してCDを作成し、販売してみては。

『星遊会2008』までの行動スケジュール
新年会(2008/1/2)までに、テーマ・ステージ企画等を3パターンくらい決めておきたい。
新年会(2008/1/2)で、企画部・広報部のプレゼンをして、出席者に意見を聞く。

その他
ブログ『WEB企画会議室』が、莫大すぎるので、小分けにしてほしい。
  例)ステージ企画、場内企画、懇親企画、パンフレット企画、広報企画など
  •  延岡だけで問題を解決しようとせず、全国の同級生に投げかけることも時には必要。
匿名でも書き込みしづらいので、具体的に問題提起してくれれば、書き込みやすい。
議事録について意見を出せる項目があるとよい。
ブログ内の支部を、もっと増やす
例)北海道東北、東海、北陸、関西、中国四国など




『関東星遊会2007ビデオレター』視聴しました。

次回の企画会議 10/11(木)21:00~  中島邸


議事録作成者:工藤千穂美


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第2回広報部会

平成19年9月21日(金)16:00~りつこ美容室にて

出席者:小田和博・小澤利穂・佐藤数政・酒井泰輔・山崎規行
    (OS)山下 誠・柳田慶子

議事(作業)
前回議題の案内状の発送準備作業をしました。
皆の情報収集のおかげで最初200名程度の送付人数が、150名程度になりました。
7人の作業で思ったより早くできました。
 ・ 9月28日(金)に小澤が郵便局へ持って行き、発送します。
10月に広報部で親睦会を開催することになりました。


                          記録担当:小澤



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第二回企画部会 議事録
2007年9月13日(木) 21時~
中島邸

出席者;中島宏一郎・甲斐祐樹・山崎達夫・安藤紀代・柳田慶子・工藤千穂美
≪新名隆治・甲斐利志男・秦由夏・山田健弘・白石美香≫

議事
1.ステージイベント以外の企画案について
料理内容
テーブルクロスを作成して、星遊会に寄贈してはどうか?
(西校の校章入れて、翌年からも受け継いで使用してもらう)
名札を受付で付けてもらってはどうか?(○○期生・氏名等)
各テーブルに担当を付けるのは、どうか?
(御用聞き:飲み物を追加したいけど誰もいない!!等がないように)
音響(メインフロア以外は、音が聞こえなかった)
駐車場係り(必要かどうか?事故があった時の問題)
横断歩道の誘導
託児コーナー(誰が・児童の年齢・預かる場所・どこまで(25期生のみ?))
スタッフウェアーを作ってはどうか?(25期生)
土産(参加記念品)をあげてはどうか? 
(二次会会場、帰りの車等に忘れて置いてこられない様な物…例えば、箸)
受付のセッティングをどうするか?(スムーズに会場入りしてもらえるように)
テーブル配膳、各テーブルに専属スタッフ(メリージュとの交渉)
テーブル配置(‘07→33テーブルあった。)
当日しか参加できない同級生への配慮
(仕事の割り振りを事前に考える「○○がおらんから、何をすれば良いかわからん・・・」ということが無いように)
司会(一人?男女ペア?)
実行委員長にコスプレをさせてはどうか?(お色直しアリ?)
かきわり作成(男女の制服のプレートで、顔を入れて記念撮影できるような物)
関東星遊会ビデオレターをどう使う?
タクシー割引チケット(会場内のサービスだけで良いのでは?)
パンフレットの後ろにスポンサーのクーポン券作成(スポンサーからの提供)
→※広報部検討へ(委員長より伝える)

25回生 同窓会(新年会)について
  •  松乃寿司19:00~22:00会場使用可【バイキング形式】
(飲み放題の飲み物19:00~21:00までなので、持込可能かどうか交渉)
最終出欠は、11月末でもOK(メール、電話、FAX)
宿泊希望者のホテル手配
(10/31までに返事→実行委員長→事務局が本人確認
(泊数・人数等)→企画部担当者へ)
※ホテル手配の担当は人数がわかってから決める
記念写真
司会:企画部長 中島
自己紹介または司会者によるインタビュータイム
ビンゴゲーム(景品を用意)
二次会会場の予約をする

次回の企画会議 9/28(金)21:00~  中島邸
 テーマ&催し案、その他
議事録担当:工藤


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第1回広報部会
平成19年9月7日(金)19時30分から
中島邸

出席者:小田和博・小澤利穂・佐藤数政・柳生清美・新名隆治・甲斐利志男・中島宏一郎・山田健弘・白石美香(名前は旧姓です。)

議事
1・はじめに
広報部長が、小田和博にかわりました。
会議の時間は昼間も入れる。(メンバーに夜、仕事をしている人がいる為)

2・新年会案内状の件
案内状を送る人間は約200名程度。(154/354)
送付方法:封書で送る。返信はFAX及びメール等。
案内状は裏面に写真を入れて少しフレンドリーさもアピールする。
宿泊について一言入れる。
案内状に元何組かを入れて部長クラスまで名前を載せる。
引継ぎ式の写真を載せる。とか・・・
返信期限は10月末日。予約の都合があるので10月1日に送付。
直前に参加可能になる人も出てくると思うので、10月末の返信期限後
もメール等で再度、確認を行う。
8月の当日にアポなしで来た方の対応等の為1つの手段。
出来るだけ多くの返信をもらえる様に、文章を工夫する。
とりあえず、案内状とwebにも同じような内容で出して、様子を伺う。
夕刊デイリーの案内掲示板に新年会の案内と携帯のメールくらいは載せてもいいみたい。12月上旬に1回だす!

差出人 星遊会館(〒882-0802野地町4丁目3535-1 西高会館)
返信FAX0982-35-4630(星遊会事務局)
カラー封筒(ブルー系で)送り主のロゴをインストールして封筒に印刷。
案内状としての送付は今回1回のみ。一枚目の裏に写真添付。

案内状の内容の役割
写真原稿:山田 → カラーコピー:甲斐
封筒印刷・原稿印刷:白石
住所書き込み・宛名シールプリントアウト:小澤
詰め込み及び送付まで広報部全員で手分けして行う。

3.その他
  • 委員長の名刺及び役員等のネームプレートは年明けに作成する。
  • 広報部の部会
基本:第1金曜日19:30~
第3木曜日15:00~(内容によっては随時連絡)

次回は9月21日(金)16:00~場所:りつこ美容室
内容は案内状の作業と記念誌の検討!

                          議事録担当:小澤


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第一回企画委員会
2007年8月24日21時~
焼肉丸丸市役所横店個室

出席者
中島宏一郎 柳田慶子 山崎達夫 小澤理穂 前田陽子 小田和博 工藤千穂美 森学 新名隆治 秦由夏 甲斐利志男 白石美香 山田健弘

議事
1.ビデオレターの件 
(撮影班:尼ヶ塚弥生、原田泰男、富永美樹、幸田恭子)
9月1日に東京で関東星遊会があり、来年の「第27回星遊会」に出席できないかもしれない関東在住者の近況を紹介する。
来年放映できるかどうかは未定
撮影は会場外、ロビーなど
希望者のみとし、撮影は10人程度かな
紙に必要事項か記入してもらい、テロップを流す
放映は、一人15秒程度、撮影はもうちょっと時間がかかるだろう
インタヴュー形式、ドキュメント形式、リポート・リポーター形式
話してもらう内容(名前、回生、今だから言えること、高校の思い出、延岡で食べたいもの、恩師に一言、部活の輝かしい経歴、文化祭・体育祭の思い出、高校時代にしでかしたこと)
関東の校歌斉唱の時に会場内を嘗めるように撮影
延岡星遊会で校歌斉唱と同時に放映
撮影場所はおまかせ→なるべく静かなところ→テロップを入れる
会費:男性7000円、女性:6000円
※なにかトラブルがあったときは三役にゆだねる

2.企画について
会場インタヴュー(誰がいる?先輩・後輩・恩師)
西校生はこんなにがんばっている(現況を伝える…そんな気持ち)
ダンス(オープニング、インパクトを出す)
ストップウォッチピッタンコゲーム(1~44回生)
記念品作成(参加した証:うちわ、ストラップ、テレカ)
あなたの思い出30%増加します。(当時を思い出せるようなイメージ、企画のコンセプト)
キャラクター絵描き(ぷっスマ パクリ企画)
星マークテーブルクロス(作成して次年以降に引き継いでもらう)
観光地式記念撮影(顔だけ出すカキワリ作成)
西高訪問ツアー(昼間に旧西高を訪ね、お茶・軽食のお接待)

3.新年会開催
25回生のみの新年会を行う
1月2日18時くらい 松乃寿司
会費:MAX5000円、料理はバイキング、鍋、オードブルなんかがいいね。

広報委員会との連携をどうするか
全体スケジュールをどうするか(三役で調整)

星遊会以外のイベント
登山、ゴルフ、マラソン、潮干狩り、遠足、飲み会

次回開催:9月13日(木)21時~  中島邸
宿題:企画&テーマをちょっぴり具体的に。

毎月第2木曜、第4金曜
無料会場はどこだ!!
恒富コミュニティーセンター、川中コミュニティーセンター、岡富コミュニティーセンター
中島邸、




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